Écrire une lettre professionnelle

En cette époque d’échanges rapides, en quoi l’art et la manière d’écrire une lettre professionnelle peuvent-ils encore nous être utiles?

L’art et la manière (vous avez bien lu !)

Il n’y a pas si longtemps, on appelait art épistolaire la manière d’écrire des lettres, et plus particulièrement la correspondance entre deux ou plusieurs personnes. Je me souviens, alors étudiante en Provence, de l’époque où il fallait deux semaines pour qu’une lettre parvienne au Québec et deux autres pour obtenir une réaction. Vous vous en doutez, nous n’écrivions pas de la même façon.

À l’époque des courriels, des textos et des gazouillis (tweets), nous correspondons très rapidement, souvent instantanément. Nous avons l’impression de traiter davantage de choses, avec la volonté consciente ou non de ne rien laisser passer. Et celle de ne rien laisser traîner. C’est parfois vrai, mais pas toujours. Ce que nous gagnons d’un côté, nous le perdons de l’autre.

Souvent, il faut un échange de plusieurs courriels — trop pressé de lire la première ligne et de ne pas réagir aux trois suivantes — pour compléter ce qui a d’abord été télescopé.

Parfois, il faut s’expliquer et s’excuser parce que notre interlocuteur a mal perçu notre formulation rapide.

Entendons-nous bien! Il ne s’agit pas de revenir à l’âge de pierre et de ne pas utiliser les moyens modernes de communication. Il s’agit de varier les approches et les techniques, selon les circonstances.

Il y a différentes façons d’écrire pour transmettre différents niveaux d’information et obtenir différents résultats.

Choisir le bon format

 

Si la lettre professionnelle est le format royal, elle n’est pas toujours utile. Elle restera rare. Toute autre forme de message personnalisé, réfléchi, saura aussi toucher votre interlocuteur.

Personnellement, je varie les formats autres qu’électroniques selon l’intention ou la profondeur du texte à transmettre. Par exemple:

• un court mot écrit à la main sur un carton conviendra très bien pour souligner un échange de qualité, une rencontre éclairante;
• une invitation personnelle à une démonstration, une conférence sur un sujet que l’on sait intéressant pour une personne donnée;
• une carte d’anniversaire, si notre rapport est suffisamment personnel, avec un souhait senti, l’évocation d’un souvenir heureux;
• un mot pour remercier… on l’oublie trop souvent.

Quand écrire une lettre ?

 

Écrire une lettre professionnelle, c’est déjà une promesse. Celle du temps que nous avons pris et la façon que nous avons utilisée pour atteindre notre interlocuteur, pour le toucher.

Écrire une lettre c’est aussi une signature, esthétique et personnelle. Jusqu’au timbre choisi. Vous avez du papier entête? Servez-vous en!

Il n’y a pas de moment préférable pour écrire une lettre. Il y a un moment «juste». Il y a une raison naturelle, sincère.

 

Pourquoi écrire une lettre ?

En un mot, on écrira une lettre professionnelle pour souligner un moment important ou pour en créer un.

Pour démontrer de l’attention à l’autre:

• notre compréhension du problème auquel il fait face;
• notre appréciation du travail qui se cache derrière le succès qu’il remporte;
• notre encouragement à persévérer dans sa recherche;
• notre sympathie au moment de passages de vie difficiles;
• etc.

Pour aller plus profondément dans un sujet:

• en présentant une idée qui pourrait lever une embûche;
• en amenant une courte démonstration avant de proposer une rencontre pour aller plus loin;
• en développant l’amorce d’un nouveau concept ou service pour le tester;
• en demandant à un client si nous avons bien compris son besoin;
• etc.

Pour maintenir ou faire grandir une relation, épisodiquement:

• en prenant des nouvelles de l’autre, de sa compagnie;
• en donnant des nouvelles de soi, de notre compagnie.

Pour demander un conseil professionnel :

• entre pairs;
• auprès d’un mentor;
• auprès d’un client;
• auprès d’un fournisseur;
• et même auprès d’un concurrent (eh oui, cela ouvre des portes, des alliances possibles)

L’incontournable cas de la lettre de motivation

Vous cherchez un emploi? On vous a dit que personne ne lisait plus les lettres de motivation? Erreur. Ne courez pas le risque de ne pas joindre une lettre de présentation. Si, dans les grands groupes, des robots auront sans doute d’abord fait le tri entre les compétences recherchées et votre CV —cela fera l’objet d’un nouvel article —, ce ne sera pas nécessairement le cas des entreprises de plus petite taille. De plus, les ressources humaines et les personnes qui prépareront les entrevues auront, elles,  lu et joint cette lettre professionnelle à votre dossier. À plus forte raison si vous passez une deuxième entrevue. Enfin, c’est un moment —long, j’en conviens— qui vous permettra sincèrement de vous projeter dans cet environnement.

Pour se présenter à un employeur:

• en démontrant que vous comprenez un défi auquel il fait face;
• en attirant son attention sur ce que vous savez faire qui lui sera utile;
• en expliquant en quelques mots en quoi son entreprise rejoint vos valeurs;
• en présentant en quoi le poste convoité rejoint vos aspirations, votre parcours professionnel.

Comment écrit-on une lettre professionnelle?

Nous avons vu qu’écrire une lettre, c’est d’abord prendre le temps de réfléchir, de différer notre réaction, de rédiger et de se relire en boucle, jusqu’à ce qu’à être parfaitement satisfait de notre message.

1. Pour ce faire, nous allons utiliser un style et un vocabulaire plus recherchés que lorsque nous envoyons un courriel, l’idée étant de nous démarquer de la concurrence et des documents promotionnels. C’est important.
2. Nous pourrons joindre les deux — par exemple une lettre et des documents promotionnels dans un dossier —, mais le ton et le style seront différents.
3. Notre lettre ne sera pas longue. Sauf exception, elle tiendra en une page. Deux tout au plus.
4. Peu importe la raison qui nous motive, nous commencerons notre texte en parlant à notre destinataire… de lui-même. Nous lui démontrerons d’abord notre attention, notre connaissance d’une problématique à laquelle il est confronté.
5. Ensuite seulement nous manifesterons notre intention, notre commentaire, notre service.
6. Enfin, nous lui laisserons le temps de goûter cette lettre et son contenu.
7. Si nous souhaitons une réaction — ce qui ne sera pas toujours le cas —, nous l’informerons que nous le relancerons par téléphone dans une ou deux semaines pour obtenir sa réaction.
8. N’oubliez pas de la signer à la main!

 

Recevoir une lettre

Elles sont rares les lettres à nous parvenir, autres que les factures, les demandes gouvernementales et les envois en nombre, ne trouvez-vous pas?

N’hésitez pas à soutenir et à faire grandir votre réseau professionnel par l’envoi occasionnel d’une lettre.

À quand remonte la dernière lettre que vous avez reçue?

À quand la prochaine lettre que vous écrirez?

Vous cherchez une façon très facile de vous remettre à écrire? Une carte de la Nouvelle Année avec un mot senti, personnalisé, écrit à la main. Effet garanti.

J’espère vous avoir donné le goût de re-tenter l’expérience. Une expérience si humaine, si pleine de profondeur et d’attentions.

À très bientôt,

 

Isabelle